เมื่อไม่นานมานี้ มีกฎหมายลำดับรองภายใต้ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) ประกาศออกมาใหม่ ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการดำเนินงานของทุกองค์กร รวมถึงหน่วยงานราชการด้วย นั่นคือ “ประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการเข้าถึงและขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลฯ พ.ศ. 2569”

เพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้งผู้ให้บริการและผู้รับบริการ ขอสรุป 7 ประเด็นสำคัญมาเล่าให้ฟังแบบเข้าใจง่ายๆ ดังนี้

1️⃣ ช่องทางการยื่นคำขอที่ต้องสะดวก กฎหมายกำหนดให้หน่วยงานหรือผู้ควบคุมข้อมูล ต้องมีช่องทางรองรับที่ประชาชนเข้าถึงง่าย จะเป็นการเดินทางมายื่น ณ สถานที่ทำการ หรือเปิดให้ยื่นผ่านช่องทางออนไลน์ เช่น หน้าเว็บไซต์ หรืออีเมลกลางของหน่วยงานก็ได้

2️⃣ รูปแบบและรายละเอียดของคำขอที่ "ต้องมี" การยื่นขอข้อมูลจะพูดลอยๆ ไม่ได้ ต้องทำเป็นหนังสือหรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีข้อมูลสำคัญครบถ้วน ได้แก่

• ชื่อ-นามสกุลของผู้ร้องขอ

• ความต้องการที่ชัดเจน เช่น "ขอเข้าถึงและขอรับสำเนาประวัติการชำระภาษีทั้งหมด" พร้อมระบุรายละเอียดข้อมูลที่ต้องการ

• ลายมือชื่อ (แบบปกติหรือดิจิทัลก็ได้) พร้อมเอกสารยืนยันตัวตน

• กรณีฝากบุคคลอื่นมายื่นแทน ต้องมีหนังสือมอบอำนาจและสำเนาเอกสารประจำตัวของทั้งสองฝ่ายที่รับรองสำเนาถูกต้องแนบมาด้วย

3️⃣ ขั้นตอนการพิจารณา 30 วัน เมื่อหน่วยงานได้รับคำขอแล้ว เจ้าหน้าที่จะต้องรีบตรวจสอบเอกสาร หากไม่ครบถ้วนต้องแจ้งผู้ร้องขอให้แก้ไขทันที แต่ถ้าเอกสารครบถ้วนแล้ว กฎหมายกำหนดให้ดำเนินการโดยไม่ชักช้าและ ต้องเสร็จภายใน 30 วัน นับจากวันที่ได้รับคำขอ หากมีเหตุจำเป็นขยายเวลาได้ แต่ต้องแจ้งเหตุผลให้ผู้ร้องขอทราบ

4️⃣ กรณีที่หน่วยงานมีสิทธิ์ “ปฏิเสธ” คำขอ หน่วยงานไม่ได้มีหน้าที่ต้องให้ข้อมูลทุกครั้ง กฎหมายอนุญาตให้ปฏิเสธได้ในกรณีดังนี้:

• เป็นการปฏิเสธตามกฎหมายหรือคำสั่งศาล

• การให้ข้อมูลอาจไปกระทบสิทธิและเสรีภาพของบุคคลอื่น หรือเป็นข้อมูลความลับทางราชการ

• คำขอนั้นไม่มีเหตุผล/ฟุ่มเฟือย เช่น ขอข้อมูลเดิมซ้ำๆ บ่อยเกินความจำเป็น ข้อสำคัญ: หากปฏิเสธ หน่วยงานต้องแจ้งเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษร และต้องบันทึกเหตุผลนี้เก็บไว้ในระบบด้วย

5️⃣ รูปแบบการส่งมอบข้อมูล การส่งมอบทำได้ทั้งให้เข้ามาดูด้วยตาตนเอง จัดทำสำเนา หรือส่งเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ โดยมีหลักคิดว่า "หากประชาชนยื่นคำขอผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์มา หน่วยงานก็ควรจัดส่งข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์กลับไปเช่นกัน"

6️⃣ อัตราค่าธรรมเนียม (โดยหลักการคือฟรี) โดยปกติแล้วจะไม่สามารถเรียกเก็บเงินค่าดำเนินการได้ เว้นแต่การขอทำสำเนากระดาษ (เช่น ถ่ายเอกสารหน้าละไม่เกิน 1 บาท) หรือกรณีที่คำขอนั้นเข้าข่ายฟุ่มเฟือย ไม่มีเหตุผล หรือเป็นการขอสำเนาชุดที่สองชุดที่สามเพิ่มเติม

7️⃣ การบันทึกและการจัดเก็บข้อมูลเพื่อรอตรวจ เมื่อมีคำขอเข้ามา ไม่ว่าผลจะลงเอยด้วยการให้ข้อมูลหรือการปฏิเสธ หน่วยงานมีหน้าที่ต้องบันทึกประวัติการดำเนินการนี้เก็บไว้ เป็นระยะเวลาไม่น้อยกว่า 2 ปี เพื่อเป็นหลักฐานกรณีที่มีการตรวจสอบในภายหลัง

สรุปแบบง่ายๆ ประกาศปี 2569 นี้เข้ามาช่วยสร้างกรอบเวลาและแนวปฏิบัติที่ชัดเจน ช่วยให้ประชาชนเข้าถึงสิทธิของตนเองได้ง่ายขึ้น และช่วยให้เจ้าหน้าที่ทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ (กฎหมายบังคับใช้เมื่อพ้นกำหนด 60 วันนับแต่วันประกาศในราชกิจจานุเบกษา เมื่อวันที่ 16 ก.ค. 2569)

📌 อ้างอิงข้อมูลจาก: https://pdpathailand.info/right-access-2569